Panduan dan Pengalaman Mengurus Visa Jepang

“Ke kedutaan Jepang ya pak.” Saya memberitahu kepada sopir taxi online begitu saya masuk ke dalam mobil.

“Oke, mohon diarahkan ya dek” Bapak sopir taxi online menjawab dan meminta arahan kepada saya yang tiba-tiba jadi adek dadakan.

Percaya atau tidak, tetapi mempunyai tiket promo atau tiket murah ke suatu tempat contohnya Jepang buat saya kali itu, membuat saya bersemangat untuk mengurus visanya. Tentu saja pergi ke Jepang sudah ada di dalam bucketlist saya tapi perginya kapan, saya juga tidak tahu. Sampai suatu hari saya ditawari tiket PP super murah Garuda Indonesia sebesar 3,2jt. Walaupun awalnya saya ragu akan lolos atau tidak, tapi dengan modal nekat, saya terima tawaran itu.

“Depan putar balik ya pak, gedungnya itu di sebelah mall,” saya memberikan arahan terakhir sebelum tiba di kedutaan Jepang

Pertama kali saya membuat visa Jepang melalui travel agent bernama Wendy tour yang saya akui pelayanannya sangat baik. Saya hanya mempersiapkan berkas-berkas yang diperlukan dan mengirim ke kantor mereka, karena sudah beberapa tahun yang lalu jadi saya sudah lupa berapa harga service dari mereka. Karena di urus oleh travel agent jadi saat itu saya tidak perlu pergi ke kedutaan besar Jepang.

“Terima kasih Pak.” saya berkata kepada bapak taksi online sebelum saya turun tepat di depan kedutaan besar Jepang. Itu merupakan kali kedua saya berkunjung ke kedutaan Jepang. (Loh kali pertamanya kapan?, dulu sekali, dan saat itu visa saya ditolak)

“Ada keperluan apa mba?,” seorang security di pintu depan kedutaan bertanya kepada saya, mungkin karena melihat saya celingak celinguk.

“Mau apply visa Pak.” Jawaban singkat dari saya

“Di check dulu ya tasnya,” saya lalu membuka tas saya untuk diperiksa lalu dipersilakan masuk ke pintu yang terlihat kokoh setelah yang dicari tidak ditemukan di dalam tas saya. Pagi itu tidak ada yang mengantri di luar, entah karena masih pagi atau memang tidak ada yang mau buat visa.

“Ada kartu identitasnya mba?” Tanya seorang petugas yang dipisahkan oleh kaca dengan saya

“Ada Pak,” lalu saya menyerahkan ktp yang diganti dengan sebuah nomor, “ditukar saat akan keluar ya mba, sekarang masuk lewat pintu biru yang ada di sebelah kiri.” Bapak petugas memberikan penjelasan.

Walau agak bingung, tapi karena pintunya berwarna biru jadi langsung bisa kelihatan. Ternyata di belakang pintu itu ada sebuah ruangan yang berisi beberapa petugas wanita dan sebuah mesin x-ray, semua barang yang kita bawa sekali lagi diminta untuk diperiksa, melewati mesin x-ray dan kita sendiri melewati mesin pemindai tubuh. Setelah semua selesai baru pintu dibukakan dan kita dipersilakan keluar untuk menuju pintu lain yang merupakan pintu ke tempat pengajuan visa.

Ada banyak orang di dalam ruangan, terlihat beberapa orang menulis di atas kertas putih. Setelah saya perhatikan tenyata ada lembar formulir di sediakan di ruangan itu, mungkin ditujukan untuk mereka yang tidak bisa atau tidak sempat mencetak formulir visa karena tinta printer habis atau terlalu sibuk untuk pergi ke tempat print.

Seorang petugas menunjuk sebuah mesin tak jauh dari pintu, “ambil nomor antrian disitu ya,”

“Oh iya pak,” saya menjawab sambil berpikir padahal saya belum bertanya loh. Saya mendapat nomor antrian 59, cukup panjang padahal masih pagi, sepertinya banyak orang mau ke Jepang akhir-akhir ini (padahal di depan tadi kosong).

Sambil menunggu nomor saya dipanggil, saya memeriksa kembali berkas-berkas aplikasi visa yang saya bawa.

Persyaratan Dokumen Visa Single-Entry

1. Paspor (dengan halaman kosong sekurang-kurangnya 2 halaman di paspor. Melampirkan paspor lama bila masih memiliki)
2. Formulir permohonan visa. [download form (PDF)]
3. Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram)
4. Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili) / Fotokopi Kartu Mahasiswa atau Surat Keterangan Belajar (hanya bila masih pelajar / mahasiswa)
5. Bukti pemesanan tiket (dokumen yang dapat membuktikan tanggal masuk-keluar Jepang)
6. Jadwal Perjalanan [ download (DOC)] (semua kegiatan sejak masuk hingga keluar Jepang)
7. Fotokopi dokumen yang bisa menunjukkan hubungan dengan pemohon, seperti kartu keluarga, akta lahir, dsb.
8. Surat keterangan kerja bagi yang bekerja / Surat izin Usaha (SIUP) bagi wiraswasta / surat ke
   (2) Bagi wiraswasta, melampirkan surat izin usaha (SIUP).
   (3) Bagi pelajar yang berusia 16 tahun ke atas melampirkan surat keterangan belajar dan surat keterangan bekerja penanggung jawab biaya atau SIUP perusahaan.
   (4) Bagi Ibu Rumah Tangga dan atau anggota keluarga lainnya yang masih menjadi tanggungan kepala keluarga, melampirkan surat keterangan bekerja atau SIUP perusahaan penanggung jawab biaya.
   Bagi yang tidak bekerja atau tidak bisa melampirkan surat keterangan, harap menjelaskan dalam bentuk surat penjelasan)
   (Surat yang disebutkan dalam poin (1)-(4) dilampirkan dalam bentuk asli dan fotokopi)
9. Dokumen yang berkenaan dengan biaya perjalanan:
   * Fotokopi bukti keuangan, seperti rekening Koran atau buku tabungan 3 bulan terakhir (bila penanggung jawab biaya bukan pemohon seperti ayah/ibu, maka harus melampirkan dokumen yang dapat membuktikan hubungan dengan penanggung jawab biaya).

Persyaratan Dokumen Visa Multiple-Entry

Ada 2 pilihan yang bisa kamu lakukan untuk mendapat visa multiple-entry. 

Pilihan pertama adalah dengan memiliki paspor elektronik. Untuk hal ini perlu diingat bahwa kamu perlu mendaftarkan paspor elektronik kamu agar mendapat sticker visa multiple-entry. Kamu hanya perlu membawa paspor elektronik kamu dan formulir visa yang sudah kamu isi ke kedutaan besar Jepang. Prosenya biasanya 2 hari kerja.

Pilihan kedua yang bisa kamu lakukan jika paspor kamu bukanlah paspor elektronik seperti paspor saya yang merupakan paspor biasa, yaitu dengan mengajukan secara manual seperti mengajukan visa single-entry tentunya ada beberapa hal yang harus kamu tambahkan di dalam berkas aplikasi visa kamu.

Jika paspor kamu bukanlah paspor elektronik, tetapi kamu memenuhi kriteria dibawah ini;

1. Pernah melakukan kunjungan singkat ke Jepang dalam 3 (tiga) tahun terakhir (harus dapat dibuktikan dari riwayat perjalanan di paspor), dan memiliki kemampuan ekonomi yang cukup.
2. Pernah melakukan kunjungan singkat ke Jepang dan beberapa kali kunjungan ke Negara-negara G7 (kecuali Jepang)
3. Perorangan yang memiliki kemampuan ekonomi yang cukup
4. Suami/ istri/ anak dari orang yang dimaksud dalam kriteria (D) yang berkewarganegaraan Indonesia, Vietnam, maupun Filipina.

Maka kamu dapat mengajukan visa multiple-entry yang akan memiliki masa tinggal 30 hari dan masa berlaku 5 tahun.

Dokumen yang kamu perlukan tidak jauh berbeda dengan dokumen untuk visa single-entry tetapi kamu harus menambahkan beberapa dokumen dan menyampaikan keinginan untuk mendapatkan Multiple Visa dengan menuliskan “REQUEST MULTIPLE VISA“ pada formulir aplikasi. Supaya tidak membingungkan saya tetap menuliskan secara lengkap semua dokumen yang diperlukan dengan menambah beberapa dokumen tambahan yang dimaksud sesuai yang ditulis dalam website kedutaan besar Jepang.

1. Paspor (dengan halaman kosong sekurang-kurangnya 2 halaman di paspor. Melampirkan paspor lama bila masih memiliki )
2. Formulir aplikasi (dapat menggunakan formulir yang disediakan di Kedutaan atau cetak dari website resmi Kedutaan atar klik link download form diatas):
3. Pasfoto terbaru (foto 6 bulan terakhir, ukuran 4,5cm x 4,5 cm, bukan hasil edit, tanpa latar belakang, terang, dan ditempel di formulir aplikasi)
4. Fotokopi KTP
5. Surat keterangan kerja bagi yang bekerja / Surat izin Usaha (SIUP) bagi wiraswasta / surat ke
   (2) Bagi wiraswasta, melampirkan surat izin usaha (SIUP).
   (3) Bagi pelajar yang berusia 16 tahun ke atas melampirkan surat keterangan belajar dan surat keterangan bekerja penanggung jawab biaya atau SIUP perusahaan.
   (4) Bagi Ibu Rumah Tangga dan atau anggota keluarga lainnya yang masih menjadi tanggungan kepala keluarga, melampirkan surat keterangan bekerja atau SIUP perusahaan penanggung jawab biaya.
   Bagi yang tidak bekerja atau tidak bisa melampirkan surat keterangan, harap menjelaskan dalam bentuk surat penjelasan)
   (Surat yang disebutkan dalam poin (1)-(4) dilampirkan dalam bentuk asli dan fotokopi)
6. Surat Permohonan Multiple Visa (format bebas)
7. Dokumen yang dapat membuktikan pemohon termasuk dalam kriteria 1 ～ 4.
   – 1 : melampirkan (1) paspor (baik paspor lama maupun baru) yang berisi riwayat perjalanan kunjungan singkat ke Jepang 3 (tiga) tahun terakhir dan (2) dokumen yang dapat menunjukkan kemampuan ekonomi (misal: Surat Keterangan Penghasilan yang diterbitkan oleh Instansi Pemerintah (asli), Buku Tabungan (asli dan fotokopi) atau Surat Referensi Bank yang mencantumkan saldo terakhir (asli): 1 set
   – 2 : melampirkan paspor (paspor lama dan baru) yang berisi riwayat perjalanan singkat ke Jepang dan beberapa kali kunjungan ke negara-negara G7.
   – 3 : melampirkan Surat Keterangan Penghasilan resmi (asli), Buku Tabungan (asli dan fotokopi) atau Surat Referensi Bank. Jika dibutuhkan, dapat melengkapi pula dengan Surat Keterangan Menerima Pensiun, kepemilikan properti dan dokumen bukti lainnya.
   – 4 : melampirkan bukti hubungan keluarga dengan perorangan yang termasuk dalam kriteria C (bukti nikah, akta kelahiran, dan lain sebagainya).

Negara-negara yang termasuk dalam negara G7 adalah Kanada, Perancis, Jerman, Italia, Jepang, Britania Raya, dan Amerika Serikat.

Proses Pembuatan Visa

Akhirnya setelah menunggu hampir 30 menit, tibalah pada nomor antrian saya. Ada beberapa loket di dalam ruangan itu, saya maju ke loket dimana nomor antrian saya tertera.

“Mengajukan visa?” mba petugas manis bertanya kepada saya

“iya,” jawab saya sambil memberikan berkas saya lewat bagian bawah kaca.

“ini sudah lengkap ya,” mba petugas manis memberitahu kalau berkas saya sudah lengkap

“Itu untuk multiple visa ya mba,” kata saya sekiranya mba petugas melewatkan hal itu

“oh buat multiple visa? surat permohonannya? oh iya ini ada,” si mba petugas bertanya dan menjawab sendiri pertanyaannya, “Prosesnya 4 hari kerja ya. Ini tanda terimanya, dibawa saat mengambil paspor” mba petugas manis melanjutkan penjelasannya.

“Bayarnya mba?” saya bertanya karena seperti tidak ada gerakan meminta uang visa dari si mba petugas manis

“Nanti saat pengambilan paspor dan visa jika disetujui ya.” jawab mba petugas manis sambil tersenyum

“oh begitu, oke deh, terima kasih” saya menjawab sambil bersiap pergi dari loket.

Itu saat saya mengajukan visa pada awal tahun 2017, tetapi saat BWAMTrip mengurus visa peserta jepang tahun 2018 ini, ternyata sudah ada pembaruan dengan adanya Visa Application Center untuk pembuatan visa Jepang.

Kedutaan Besar Jepang bagian visa tetap bekerja pada hari Senin – Jumat (kecuali pada hari libur nasional dan libur Kedutaan). Pengajuan Permohonan Visa pada pukul 08:30 – 12:00 dan pengambilan paspor pada pukul 13:30 – 15:00.

Permohonan visa hanya akan diproses di Konsulat yang sesuai dengan wilayah yurisdiksi masing-masing. (klik di sini untuk melihat wilayah yurisdiksi). Proses pembuatan visa : minimal 4 (empat) hari kerja. Pastikan seluruh berkas yang kamu sertakan sudah lengkap, apabila diperlukan dokumen lain sebagai tambahan, akan diminta kemudian.

Biaya Pembuatan Visa

Lima hari kemudian saya kembali untuk mengambil paspor saya di Kedutaan. Hari yang panas itu terasa sangat sejuk saat saya melihat visa multiple-entry tertempel di dalam paspor saya. Setelah membayar sebesar Rp. 740.000, saya pun meninggalkan Kedutaan Besar Jepang.

Tentu saja tidak ada biaya untuk pendaftaran bebas visa bagi pemilik paspor elektronik. Per 2 April 2018, biaya VISA menjadi seperti yang tertera di website resmi Kedutaan Besar Jepang, dan tentunya ada biaya administrasi* yang akan dikenakan untuk aplikasi visa Jepang dan registrasi bebas visa paspor elektronik di JVAC per paspor sebagai berikut:

Panduan Pengisian Formulir Aplikasi Visa Korea

Aplikasi Visa Jepang ini hanya terdiri dari dua halaman yang terlihat lebih sederhana dibanding formulir Visa Korea Selatan. Kamu bisa mengisinya mengunakan tulisan tangan, ataupun dengan ketikan yang kemudian dicetak. Jika kamu mengisi dengan tulisan tangan, pastikan mengisi dengan huruf balok dan tinta hitam supaya jelas terbaca.

Formulir aplikasi menggunakan bahasa inggris yang tentunya sangat jelas terbaca. Tidak ada sub-bagian atau nomor dalam urutan-urutannya. Jangan kuatir saya tetap akan memandu kamu untuk mengisi formulir ini.

Lembar pertama dari formulir visa Jepang

Surname: Tulis nama belakangmu pada kolom surname seperti yang tertulis di dalam paspor. Di Indonesia, family name bisa berarti marga, atau kata paling belakang dari namamu.

Given and middle names: Tulis nama belakang dan nama tengah (jika ada) pada kolom ini.

Date of birth: Tulis tanggal beserta bulan dan tahun lahir kamu.

Place of birth: Tulis tempat lahir kamu, jika kamu lahir di Jakarta, tulis Jakarta.

Sex: Centang jenis kelamin yang sesuai dengan jenis kelamin kamu.

Martial status: Cntang pada status pernikahan kamu, apakah kamu sudah masing sendiri alias belum menikah (Single), menikah (Married), sudah bercerai (Divorced), dan apakah kamu ditinggal mati (Widowed)

Nationality or citizenship: Ini diisi dengan kewarganegaraan yang kamu miliki, tulis Indonesia jika kamu berkewarganegaraan Indonesia seperti saya.

Former and/or other nationalities or citizenships: Ini diisi jika kamu pernah mempunyai kewarganegaraan lain.

ID No. issued to you by your government: Isilah dengan no identitas yang kamu miliki, seperti no ktp.

Passport type: Centang sesuai dengan jenis paspor yang kamu miliki, karena saya orang biasa, maka saya centang ordinary.

Passport no: Isilah dengan nomor paspor yang kamu punyai.

Passport issue: Isi dengan tempat penerbitan paspor kamu atau nama imigrasi tempat kamu membuat paspor, misalnya ‘Jakarta Utara’

Date of issue: Isilah dengan tanggal penerbitan paspor kamu.

Issuing authority: Sebenarnya saya juga agak bingung ini diisi dengan apa, karena pertanyaannya sama dengan Passport issue, jadi saya isi sama dengan yang saya isi di passport issue.

Date of expiry: Isilah tanggal berakhirnya paspor kamu.

Purpose of visit to Japan: Jawab dengan apakah tujuan kepergian kamu ke Jepang, apakah untuk wisata seperti saya, urusan diplomatik seperti para anggota DPR, ataukah untuk bekerja seperti ribuan TKI di Jepang.

Intended length of stay in Japan: Jawab dengan lamanya periode tinggal di Jepang yang kamu rencanakan.

Date of arrival in Japan: Berikan tanggal rencana kedatangan kamu di Jepang.

Port of entry into Japan: Tulis nama bandara kalau kamu naik pesawat atau pelabuhan kalau kamu naik kapal laut dimana kamu akan tiba di Jepang.

Name of ship or airline: Tulis nama kapal laut atau pesawat yang akan kamu tumpangi.

Names and addresses of hotels or persons with whom applicant intends to stay; bagian ini diisi dengan tempat tinggal kita selama di Jepang.

Name: Tulis nama hotel atau guesthouse selama di Jepang.

Telp: Tulis nomor telepon hotel atau guesthouse tersebut.

Address: Tulis alamat yang lengkap dari hotel atau guesthouse tersebut.

Dates and duration of previous stays in Japan: Isi tanggal berapa kamu akan tinggal di Jepang dan berapa lama.

Your current residential address (if you have more than one address, please list them all); Bagian ini akan bertanya tentang tempat tinggal kamu.

Address: Tulislah alamat kamu di Indonesia dengan lengkap.

TeI: Tulis no telepon rumah kamu dengan lengkap.

Mobile No: Tulislah no telepon genggam kamu dengan lengkap.

Current profession or occupation and position: Isi bagian ini dengan mencentang jenis pekerjaan yang paling tepat, meliputi entrepreneur, PNS, pelajar, hingga pengangguran, semua ada.

Name and address of employer: Berikan informasi detail mengenai pekerjaan kamu, yang meliputi nama perusahaan/sekolah, posisi yang kamu duduki sekarang, alamat perusahaan/sekolah tersebut, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Kalau kamu freelancer, tulislah jenis freelancer yang kamu kerjakan dan detailnya disini.

Lembar kedua dari formulir visa Jepang

*Partner’s profession/occupation (or that of parents, if applicant is a minor): bagian ini diisi hanya jika kamu masih dibawah umur dan orang tua kamu yang menanggung biaya hidup kamu di Jepang.

Guarantor or reference in Japan{Please provide details of the guarantor or the person to be visited in Japan) atau inviter in Japan; bagian ini diisi jika kamu diundang datang ke Jepang dan semua biaya ditanggung oleh pengundang, isilah data pengundang di bagian ini, termasuk hubungan kamu dengan pengundang, dan profesi si pengundang. Jika kamu tidak diundang, dan datang dengan biaya sendiri, cukup kosongkan saja bagian ini.

Have you ever: (bagian ini isilah mencentang “No” untuk tidak, dan “Yes” untuk ya).

• been convicted of a crime or offence in any country? Apakah kamu pernah dihukum karena kejahatan atau pelanggaran di negara mana pun?

• been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country?** Apakah kamu pernah dijatuhi hukuman penjara selama 1 tahun atau lebih di negara mana pun?

• been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any· law or regulation? Apakah kamu pernah dideportasi atau dikeluarkan dari Jepang atau negara manapun karena melebihi visa kamu atau melanggar undang-undang atau peraturan apa pun?

• been convicted and sentenced for a drug offence in any country in violation of law
concerning narcotics, marijuana, opium, stimulants or psychotropic substances?** Apakah kamu pernah divonis dan dijatuhi hukuman karena pelanggaran narkoba di negara manapun yang melanggar hukum
tentang narkotika, ganja, opium, stimulan atau zat psikotropika?

• engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other
persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly
connected to prostitution? Apakah kamu pernah terlibat dalam prostitusi, atau intermediasi atas ajakan seorang pelacur untuk yang orang lain, atau dalam penyediaan tempat untuk prostitusi, atau kegiatan lain yang secara langsung terhubung dengan prostitusi?

• committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence?** Apakah kamu pernah melakukan perdagangan orang atau menghasut atau membantu orang lain untuk melakukan pelanggaran seperti itu?

If you answered “Yes” to any of the above questions, please provide relevant details: jika ada jawaban kamu yang “Iya” diharapkan untuk memberikan penjelasan tentang hal itu.

“l hereby declare that the statement given above is true and correct. I understand that immigration status and period of stay to be granted are decided by the Japanese immigration authorities upon my arrival. I understand that possession of a visa does not entitle the bearer to enter Japan upon arrival at port of entry if he or she is found inadmissible.” Setelah mengisi dengan lengkap semua bagian pada formulir aplikasi ini, maka bagian terakhir adalah pernyataan deklarasi yang merupakan pernyataan bahwa kamu telah mengisi dengan benar, yang dilengkapi oleh tanda tangan kamu di bawah tanggal aplikasi.

Date of application: Isi tanggal kamu mengisi formulir ini.

Signature of applicant: Tanda tangan di bagian ini.

Menuju Japan Visa Application Center

Setelah melengkapi semua dokumen dan persyaratan, kamu dapat langsung membawanya ke Japan Visa Application Center (JVAC), yang beralamatkan di Lotter Shopping Avenue (sebelah XXI), Jalan Professor Doktor Satrio No.3-5, Kota Jakarta Selatan, 12940, Indonesia.  Untuk pengajuan visa, kamu bisa membuat perjanjian terlebih dahulu untuk menghindari antrian panjang. Jangan lupa persiapkan dana sesuai dengan jenis visa yang kamu ingin ajukan.

Banyak orang mengatakan visa Jepang tidak terlalu sulit, tapi nyatanya tetap membuat saya kuatir juga. Mungkin dikarenakan saya pernah di tolak beberapa tahun yang lalu, sudah lama sekali memang. Pada akhirnya sebuah tiket promo berhasil membuat saya kembali mengajukan visa dan di approved. Tetap percaya semua pasti indah pada waktunya. Selamat mengajukan visa Jepang.

Sampai bertemu di Jepang.